La gestión del alcance en tus proyectos

La gestión del alcance en tus proyectos
12 noviembre, 2015 LPSIngenieria
Gestión del alcance

La gestión del alcance es crucial para que un proyecto tenga éxito. Debe llevarse a cabo de manera adecuada, ya que una mala gestión afectará al presupuesto estimado, a la previsión de recursos necesarios, a los niveles de calidad mínimos exigibles y a los requerimientos del producto. Además, puede ser el origen de entregas fuera de plazo y desembocar en una mala imagen de la empresa frente a sus clientes.

La gestión del alcance incluye todas las actividades que aseguran que el proyecto va a desarrollar todo el trabajo requerido, ha captado las necesidades del cliente y se han plasmado los requerimientos para su desarrollo, de forma que el proyecto pueda realizarse exitosamente. Se centra principalmente en definir y controlar lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

Fases en la gestión del alcance:

 

  • Planificación del alcance. Es la primera tarea que llevaremos a cabo para elaborar y documentar progresivamente el trabajo del proyecto que dará lugar al producto. La planificación del alcance comienza con toda la información recogida sobre el proyecto e irá evolucionando hasta llegar a un entendimiento común del alcance entre todos los participantes. Se deberá incluir la justificación del proyecto (las necesidades que deberán quedar cubiertas con su desarrollo), los entregables del proyecto (lista completa de los productos a entregar durante el desarrollo del proyecto) y objetivos del proyecto (relación de criterios cuantificables que deben ser cumplidos para que el proyecto sea aceptable). El Project Manager será el encargado de revisar la planificación del alcance durante el desarrollo del proyecto para reflejar los cambios de alcance aprobados.

 

  • Definición del Alcance. Es un proceso clave en la gestión del alcance del proyecto, ya que consiste en definir de forma concisa el objetivo que se persigue con el proyecto y cuya consecución determinará el éxito del mismo. En los proyectos que estén divididos por fases, la definición de los objetivos deberá ser efectuada en cada fase y para el conjunto del proyecto. En los proyectos encargados por clientes, la definición del alcance comienza durante la preparación de la oferta en la fase comercial, y se define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es primordial que el Project Manager participe o conozca el trabajo realizado en esta fase. A la hora de definir el alcance de un proyecto es importante recordar que éste es equivalente a un objetivo, por lo que este debe seguir el criterio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-related).

 

  • Verificación del Alcance. Se produce cuando formalizamos la aceptación del alcance del proyecto por parte del cliente. Consiste en revisar cada uno de los productos generados, asegurando que se han elaborado cubriendo los objetivos acordados.

 

  • Control de cambios en el alcance. Un cambio de alcance es cualquier modificación en el alcance acordado previamente con el cliente. Los cambios en el alcance suelen provocar ajustes en términos de costes, tiempo, calidad y otros objetivos del proyecto. Para lograr unos resultados óptimos en la gestión del alcance de nuestros proyectos, no podemos olvidar monitorizar y controlar los cambios realizados en el mismo. Para ello, debemos establecer la documentación, métodos de seguimiento y niveles de aprobación necesarios para autorizar cada modificación que se considere necesario aplicar. También tendremos que tener en cuenta que debemos tomar nuevas métricas en cuanto realicemos algún cambio para comprobar la efectividad que ha tenido en el proyecto.

 

Y tú, ¿cómo gestionas el alcance de tus proyectos?

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