Funciones de la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) ¿Cómo se integra en la empresa?

Funciones de la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) ¿Cómo se integra en la empresa?
14 diciembre, 2018 LPSIngenieria
Servicios de PMO y Outsourcing de LPS Ingeniería

¿Cuál es el objetivo y funciones de la PMO, oficina de gestión de proyectos? Integración de PMO en la empresa

Para lograr objetivos específicos en un lapso de tiempo establecido las empresas se administran por proyectos. Esta función es llevada a cabo en la oficina de gestión de proyectos o PMO (Project Management Office) donde se planifican, coordinan, dirigen y controlan esos proyectos. El objetivo es que sigan la línea del objetivo empresarial. Para ello se establecen los estándares o criterios comunes de coordinación según el tipo de organización. Por eso es imprescindible llevar a cabo un proceso de integración de PMO en la empresa.

En empresas grandes la oficina de gestión de proyectos (PMO) se encuentra estructurada y jerarquizada. En cambio, en organizaciones pequeñas sólo existe una figura única que puede ser ejecutada por uno de las personas de alto rango dentro de la empresa sin importar que tenga otro cargo. Se pueden encontrar tres tipos de PMO: PMO de control, PMO de apoyo y PMO de dirección según el trabajo que realicen.

La figura del Analista PMO y su importancia en la integración de PMO en la empresa

En cualquiera de los casos se fija la figura del Analista de PMO como el principal encargado de la oficina. Tiene como función dirigir y controlar todas las actividades y procesos para que cumplan con la ejecución y planificación que se esperaba. Para ello debe definir y hacer cumplir los estándares, metodologías y las técnicas a emplear, así mismo tomar en cuenta el manejo óptimo de los recursos que se deben utilizar desde que se planifique hasta que se ejecute.

Así mismo, en la Oficina de gestión de proyectos (PMO) se realiza la gestión pertinente a los documentos que sustentan dichos proyectos y se presta colaboración a los otros departamentos de la empresa en cuanto la planificación y diseño de proyectos.

Pero ¿cómo se realiza la integración de PMO (Oficina de gestión de proyectos) (PMO) en la empresa?

Pues, sencillo, existen dos maneras de llevar a cabo la integración de PMO en la estructura de la organización:

  1. Creando un departamento de PMO que incluya a todos los directores de proyectos dándole autoridad y capacidad para asumir funciones.
  2. Estableciendo una figura independiente y/o externa, que no esté incluido en la estructura organizativa, y que controle la gestión de los directores por proyectos. Desde la Oficina de Gestión de Proyectos de LPS Ingeniería se da soporte a los jefes de proyecto en el lanzamiento, implementación y finalización de todos nuestros proyectos.

La elección de una de las dos formas de integración va a depender de los objetivos que tiene que cumplir, si es una figura independiente su autoridad estará limitada a auditar los procesos.

¿Qué ventajas tiene la integración de PMO en la empresa?
Las ventajas de la integración de PMO en la empresa son varias y afectan a varias áreas del proyecto:

  • Minimiza los riesgos de fracaso de un proyecto al realizarle el seguimiento y supervisión igualando los procesos de gestión.
  • Aprovecha y optimiza el recurso humano que sea necesario en cada proyecto con lo cual reduce el costo.
  • Asigna eficazmente los proyectos a los directores, es decir se les encarga los proyectos más relevantes a personal con más experiencia y capacitación en el tema.
  • Reduce la duración de los proyectos lo que trae consigo la menos utilización de recursos, minimizando gastos. Esta reducción de tiempo se logra planificando y coordinando el uso que se le da a los recursos.
  • Retroalimente la información generada por proyectos anteriores para aplicar mejoras.
  • Define criterios que minimizan los conflictos que puedan suscitarse entre los proyectos, es decir cuál debe ejecutarse primero, a cuál se le debe invertir más. Esto se establece según los lineamientos de priorización y la política de la empresa.

En general, se hace necesario aprovechar todas las ventajas que brinda la Oficina de gestión de proyectos (PMO) integrándolo a la empresa, bien sea como un departamento estructurado o como una figura independiente y/o externa, permitiéndole coordinar y fijar los estándares comunes en la gestión de los proyectos que se llevan a cabo en la empresa.

Sobre LPS Ingeniería

LPS Ingeniería está avalada por su experiencia en el sector de las telecomunicaciones gracias a su equipo de profesionales. Contamos con amplios conocimientos en el desarrollo de proyectos y viabilidades técnicas en la dirección. Especialistas en tecnologías de fibra óptica (FTTN, FTTH) y red móvil, control y dirección de obras, y asesoramiento técnico en el área de Prevención de Riesgos Laborales y Coordinaciones de Seguridad y Salud.

En LPS Ingeniería tenemos una amplia experiencia en la legalización de infraestructuras. También un gran conocimiento en la regulación por parte de la Administración Pública para el ejercicio de todo tipo de actividades. Además nos encargamos de la realización y ejecución de obras e instalaciones.La actividad de LPS Ingeniería está dirigida al desarrollo de proyectos de ingeniería y sistemas de información “end to end” en diversos sectores.

Nos hemos establecido de forma sólida como una empresa de Servicios de Ingeniería y Consultoría. Su estructura está formada por tres pilares básicos:

  • Proyectos de Ingeniería y Consultoría
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